Ik irriteer me altijd als ik plastic bestek krijg meegeleverd bij een Thuisbezorgd bestelling. Ik gooi dit ongevraagde plastic bestek altijd weg, met een slecht gevoel. De processtap van ‘restaurantmedewerker doet bestek in de tas’ levert geen waarde en is pure verspilling! Het is een voorbeeld van een proces dat veel meer lean ingericht kan worden. Hierbij 8 tips op een rij om de processen binnen jouw bedrijf slimmer in te richten.
1. Garbage in, garbage out
Voor processen geldt dat hoe minder onnodige input er is, hoe minder onnodig werk je hoeft te doen. Stuur je een factuur zonder het juiste betalingskenmerk naar een grote klant die alleen facturen betaalt die volgens bepaalde kenmerken zijn opgemaakt, dan kun je er donder op zeggen dat deze terugkomt. Met onnodige vertraging en onnodige tijd en kosten tot gevolg. Beter doe je het in één keer goed, oftewel: first time right.
2. Filters toevoegen
Je kunt ook in je commerciële proces een filter toevoegen om te zorgen dat je alleen tijd besteedt aan klanten die echt bij je passen. Je kunt bijvoorbeeld voor je met een klant een offerte traject in gaat, eerst de klant vragen een aantal vragen te beantwoorden, of samen met de klant een checklist doornemen om te zien of jullie bij elkaar passen. Deze techniek past ook verkoopspecialist Alex Lie Hap Po toe (je kunt hier lezen hoe).
3. Stappen weghalen
In elk bedrijf zijn er stappen die je uitvoert, maar die niets (meer) toevoegen voor je eindgebruiker en die niet noodzakelijk zijn. Denk aan een rapport dat je oplevert, automatische e-mails die niemand wil, dat jouw klant niet leest en je dus beter alleen op aanvraag kan verschaffen. Of het bijhouden van notulen die niemand leest.
4. Waardestap toevoegen
Je kunt een stap toevoegen aan een proces dat een waardesprong kan betekenen voor dat proces. Zo hebben we bij de Groeiclub een coach call van 30 minuten toegevoegd aan de kennismaking met Groeivoer. Hierdoor wordt de vrijblijvende kennismaking ineens veel waardevoller en vragen we er zelfs een klein bedrag voor.
5. Snelheid en gemak
Het nastreven van snelheid en gemak in je processen is sowieso belangrijk. Grote bedrijven als Amazon en Zalando hebben hier hun trademark van gemaakt.
6. Volgorde veranderen
Misschien kun je de volgorde van stappen veranderen waardoor je een beter proces krijgt. Stel dat je met elke klant een telefoongesprek hebt en standaard daarna een offerte stuurt, om die daarna te bespreken. Om daarna een tweede versie te maken van deze offerte. Misschien werkt het beter om het eerste gesprek veel uitgebreider te doen en dan een offerte te sturen die in één keer goed is.
7. Wie doet wat veranderen
Misschien kan je bepaalde processtappen bij iemand anders in de waardeketen leggen. Bijvoorbeeld bij een klant. Zo kun je zelf iemand een afspraak met jou laten plannen door middel van Calendly.
8. High tech, high touch
Handwerk is duur en foutgevoelig. Het is dus slim om zoveel mogelijk handwerk in je proces te automatiseren. Zo houd je kostbare tijd over om écht met je klant te praten en waarde toe te voegen. Alle standaardwerk dat met technologie kan worden opgelost doe je daar. Al het handwerk dat echt een human touch nodig heeft, doe jij. Daarnaast is er veel software die processen ondersteunt. In sommige programma’s kan je zelf workflows instellen voor jezelf en collega’s. Door de vaste stappen in een workflow te volgen hoef je er niet meer over na te denken. Denk ook aan co-working tools (denk aan Basecamp, Jira en Slack) waarmee je op een centrale plek in de cloud kan samenwerken in plaats van steeds heen en weer te mailen.
Meer groeivoer over processen slimmer inrichten?
Veel succes met het beter inrichten van jouw processen! Wil je doorlezen of luisteren over dit onderwerp? Check dan de volgende podcasts, blogs en boeken:
- Hier vind je de voordelen van je processen aanscherpen op een rij.
- In de Groeivoer podcast met Edwin Vlieg, oprichter van Moneybird, kun je beluisteren hoe constant de processen tweaken zorgt voor innovatie en succes. Beluister hier de podcast of lees hier het interview.
- Boek: Lean voor Dummies
- Boek: Free Capacity – Frans van Loef
