Groeien begint bij verbeteren: waarom slim omgaan met je administratie je bedrijf sterker maakt

Veel ondernemers willen vooruit, maar blijven hangen op iets heel kleins: hun administratie. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat het voelt als gedoe. In aflevering 365 van de Groeivoer-podcast vertellen Esther Prince, oprichter van Cijferbuddy, en Ferry Hoogerheijde van de Belastingdienst wat zij dagelijks zien gebeuren.

Beiden helpen ondernemers die vastlopen, soms al jarenlang. En tegelijk brengen ze goed nieuws: “Met een half uurtje per week kun je al enorme problemen voorkomen.” Administratie hoeft je niet te belemmeren. Het kan je juist laten groeien.

De cijfers die elke ondernemer moet kennen

Ondernemers denken vaak dat ze álles moeten begrijpen om grip te krijgen, maar dat is niet zo. Esther zegt het helder: “Als je omzet, kosten en cashflow snapt, kom je al heel ver.”

Juist die drie vormen de basis. Ze laten zien waar je bedrijf staat, waar het naartoe gaat en of je beslissingen verstandig zijn. Veel ondernemers sturen helaas nog steeds op gevoel. Dat werkt zolang het goed gaat, maar wordt tricky zodra iets tegenzit.

Ferry ziet dat van dichtbij: “De meeste problemen ontstaan niet omdat iemand kwaad wil, maar omdat iemand geen ritme heeft.” Het gaat dus niet om perfectie, maar om aandacht.

Zelf doen of uitbesteden?

Het is een terugkerende vraag: moet je als ondernemer je administratie zelf doen of uitbesteden? Esther ziet dat beide opties goed kunnen werken, zolang je maar bewust kiest.

Zelf doen past bij ondernemers die weinig transacties hebben en wekelijks wat tijd willen investeren. Uitbesteden werkt beter bij groei, complexiteit of wanneer je simpelweg je tijd beter kunt besteden.

De echte fout zit niet in de keuze die je maakt – maar in het uitstellen ervan. Geen systeem, geen structuur en geen inzicht zorgt voor stress én risico.

Administratie is minder ingewikkeld dan het lijkt

Veel ondernemers ervaren administratie als een berg. Nieuwe software, regels die je niet kent, termen die je nooit gebruikt. Maar in de kern gaat het om iets eenvoudigs: helderheid.

Ferry ziet dat ondernemers vaak het meest gebaat zijn bij een klein, stabiel ritme.

Het voelt misschien als “moeten”, maar het levert vrijheid op. Je weet waar je staat. Je weet wat je kunt investeren. Je voorkomt verrassingen. En je maakt betere keuzes omdat je de juiste informatie hebt.

Waar begin je als je het beter wilt doen?

Het hoeft niet groot. Het hoeft niet perfect. Het hoeft zelfs niet veel tijd te kosten. Met één vast moment per week creëer je rust én controle.

Vier eenvoudige stappen om te beginnen:

1. Verwerk je facturen;
2. Noteer omzet en kosten;
3. Check je cashflow;
4. Kijk kort vooruit naar verplichtingen.

Vier kleine acties, één groot effect: grip.

Praktische tips voor ondernemers

1. Werk elke week een half uur aan je administratie. Een vast moment voorkomt achterstanden en geeft je continu inzicht in je cijfers.
2. Zorg dat je omzet, kosten en cashflow begrijpt. Met helder financieel overzicht kun je betere keuzes maken en sneller bijsturen.
3. Maak bewust de keuze: zelf doen of uitbesteden. Door gericht te kiezen houd je focus op wat jouw bedrijf echt vooruit helpt.

Doordenker

Dus ondernemer, denk na over de volgende vraag:

Welke administratieve gewoonte kun je vandaag al klein en simpel maken?

Bekijk deze podcast

Liever luisteren?

Veelgestelde vragen over administratie en ondernemerscijfers

1. Hoe voorkom ik dat mijn administratie zich opstapelt?
   Door wekelijks een vast moment te plannen en dat ritme niet te doorbreken.
2. Wat zijn de belangrijkste cijfers om te volgen?
   Omzet, kosten en cashflow vormen de basis voor al je beslissingen.
3. Wanneer moet ik uitbesteden?
   Wanneer je groeit, complexiteit toeneemt of wanneer je discipline ontbreekt.
4. Hoe kies ik een goede boekhouder?
   Kies iemand die helder uitlegt, bereikbaar is en meedenkt.
5. Hoeveel tijd kost administratie per week?
   Voor de meeste kleine ondernemers: ongeveer een half uur, als je het bijhoudt.

Wil je meer inspiratie?

Het volledige verhaal van Esther Prince en Ferry Hoogerheijde beluister je in aflevering 365 van de Groeivoer podcast. Voor meer inspirerende verhalen van succesvolle ondernemers, abonneer je op een van de beste zakelijke podcasts van Nederland.