De vijf stappen om grip te krijgen op technologie in je bedrijf

Elke ondernemer koopt software. Weinig ondernemers checken ooit of die software nog oplevert wat hij zou moeten opleveren. In aflevering #413 van de Groeivoer-podcast legt René Wieringa, tech expert en auteur van het boek “Niet nóg meer technologie”, een stappenplan uit waarmee je precies dat wel gaat doen.

Wat is digitale adoptie binnen een organisatie?

De eerste stap in René’s model heet begrijp digitale adoptie, en die term is breder dan je zou denken. Het gaat niet alleen om of gebruikers een systeem snappen, maar of de hele organisatie hetzelfde doel voor ogen heeft met de technologie die ze inzet.

Zoals René het uitlegt: “Snapt iedereen wat je wil bereiken met effectief gebruik van technologie. Van vooral bestuursniveau, dus de mensen die keuzes maken, die de langere termijn koers bepalen, tot aan mensen op de werkvloer.” Zonder die gedeelde richting ontstaan al snel losse eilandjes binnen een bedrijf, elk met hun eigen tools en prioriteiten.

Waarom heeft één ziekenhuis 2700 systemen?

Om te laten zien hoe extreem dat kan uitpakken, noemt René een ziekenhuis met maar liefst 2700 actieve systemen. Niet uit slordigheid, maar als gevolg van decentrale regie waarbij afdelingen zelf mochten kiezen wat zij nodig hadden.

“Dat is hartstikke mooi,” zegt René over die vrijheid, “maar je zag wel dat er daardoor een enorme versnippering kwam van technologie, van licenties, qua kosten.” Het gevolg was een jarenlang traject om het aantal systemen terug te brengen naar minder dan de helft. Een extreem voorbeeld, maar het onderliggende probleem herkent elke ondernemer die ooit “gewoon even” een nieuwe tool heeft aangeschaft.

Onderzoek de effectieve inzet van je technologie

Stap twee draait om een eerste, globale scan: wat heb je eigenlijk allemaal in huis, en hoe goed wordt het gebruikt? René raadt aan niet alles tegelijk door te lichten, maar te beginnen met een top tien van systemen waarvan je twijfelt of ze nog renderen.

Die scan hoeft niet uitgebreid te zijn om waardevol te zijn. “Het gebruik zit eigenlijk op een 2,5, dus dat is net, net aan een voldoende,” illustreert René met een voorbeeld uit zijn eigen tools. Weeg dat vervolgens af tegen wat je jaarlijks aan dat systeem uitgeeft, en je hebt meteen een concrete aanleiding om verder te kijken.

Wat levert goede technologie je bedrijf op?

Pas als je weet wat iets kost én wat het gebruik ervan waard is, kun je een eerlijke afweging maken. Dat vraagt om meer dan een onderbuikgevoel. In stap vier gaat René dieper: welke systemen verdienen een grondige analyse, en welke feiten heb je daarvoor nodig?

Hij is daar streng in: “Dat is gewoon feitelijk, gewoon echt feiten, feiten, feiten.” Geen enkele organisatie doet dit volgens hem structureel genoeg, ook al levert het volgens zijn eigen onderzoek onder 150 professionals precies het inzicht op waar bedrijven het meest behoefte aan hebben.

Maak keuzes, evalueer en continueer

De laatste stap is waar de knopen worden doorgehakt. Op basis van de analyse schaal je af wat geen rendement oplevert, of je zet juist door met wat wel werkt. Belangrijker nog: dit proces herhaal je periodiek, niet als eenmalige exercitie.

René vergelijkt het bewust niet met een audit. Het gaat om een bewuste, terugkerende gewoonte, ongeveer een of twee keer per jaar alles nog eens tegen het licht houden. Voor Gerhard sloeg dat direct aan: zijn eigen inventarisatie van tools kwam uit op ongeveer duizend euro per maand aan abonnementen, verspreid over veertig verschillende tools die hij nooit had opgeteld.

Praktische tips voor ondernemers

  1. Zet al je abonnementen en licenties op een rijtje. Reken de bedragen bij elkaar op jaarbasis, niet per maand, dan wordt de impact pas echt zichtbaar.
  2. Neem je team mee in elke technologiekeuze. Systemen die zonder uitleg worden opgelegd, blijven onbenut, ongeacht hoe goed ze zijn.
  3. Herhaal de check minstens één keer per jaar. Technologie die vandaag past bij je bedrijf, hoeft dat over twee jaar niet meer te doen.

Doordenker

Dus ondernemer, denk na over de volgende vraag:

Hoe effectief is de technologie die jij nu in je organisatie gebruikt, en heb je daar zelf al scherp zicht op?

Bekijk deze podcast


Liever luisteren?


Veelgestelde vragen over effectieve inzet van technologie

  1. Waarom gebruiken bedrijven technologie niet effectief? Omdat er zelden een gedeeld beeld is van wat technologie voor de organisatie moet opleveren, waardoor afdelingen op eigen initiatief tools aanschaffen die niet bijdragen aan de bredere koers. Zonder die gezamenlijke richting ontstaat versnippering en verspilling.
  2. Hoe zorg je dat je team nieuwe software daadwerkelijk gebruikt? Door gebruikers vanaf het begin te betrekken bij de keuze en het waarom ervan uit te leggen, in plaats van een systeem simpelweg op te leggen. Wie meebeslist, gaat sneller mee in het gebruik en waardeert het resultaat meer.
  3. Hoe bereken je het rendement van een softwaresysteem? Door de volledige investering (licenties, implementatie, trainingstijd) af te zetten tegen wat het concreet oplevert, zoals tijdsbesparing, meer klanten of een hoger serviceniveau. Zonder die berekening blijft een aanschaf een gok in plaats van een onderbouwde keuze.
  4. Hoe vaak moet je je technologie-uitgaven evalueren? Eén tot twee keer per jaar is voldoende om systemen kritisch tegen het licht te houden zonder dat het een constante belasting wordt. Grotere organisaties met honderden systemen doen er goed aan te werken met een vaste top tien in plaats van alles tegelijk te controleren.
  5. Wat is het verschil tussen strategische keuzes en inrichtingskeuzes bij technologie? Strategische keuzes bepalen de langetermijnrichting, zoals of een organisatie wil innoveren of juist stabiliteit wil. Inrichtingskeuzes gaan over de praktische uitvoering, zoals hoeveel klikken een gebruiker nodig heeft, en die verdienen evenveel aandacht van de mensen die er dagelijks mee werken.

Wil je meer inspiratie?


Het volledige verhaal van René Wieringa beluister je in aflevering 413 van de Groeivoer podcast. Voor meer inspirerende verhalen van succesvolle ondernemers, abonneer je op een van de beste zakelijke podcasts van Nederland.

Delen

Bekijk de podcast

In het blogartikel van deze podcast vind je inhoudelijke informatie wat wij in deze aflevering besproken hebben.

Pijl omhoog Naar boven

Ook leren denken als een ondernemer?

De podcast voor ondernemers die willen groeien in mindset, strategie én impact. Schrijf je in voor de nieuwsbrief en laat je inspireren.

"*" geeft vereiste velden aan